未払金・未払費用の違いや使い分ける理由を解説

未払金と未払費用の違い

未払金と未払費用はどちらも「未払い」を計上する勘定科目であり、ついつい混同しがちなのですが、企業会計原則によると両者には以下の通り明確な違いがあります。

未払費用は「一定の契約に従い、継続して役務の提供を受ける場合、すでに提供された役務に対して、未だにその対価の支払いが終わらないもの」と定義されておりますので、発生した債務が「継続的か非継続的か」によってどちらを使うかを判断します。
さらに、ガイドラインによると『このような役務に対する対価は、時間の経過に伴い、すでに当期の費用として発生しているものであるから、これを当期の損益計算に計上するとともに貸借対照表の負債の部に計上しなければならない』との記載もありますので、未払金と未払費用はいずれも「負債の部」に計上する必要があります。

未払金と未払費用の具体例

前述した通り、未払費用が継続した取引を対象にするのに対し、未払金は主に単発の取引（役務提供が継続していないかつ完了しているもの）で使われる勘定科目です。
具体的には、固定資産や備品の購入代金、仲介手数料、消耗品費の支払い等は単発で終わる取引となりますので、未払金として計上します。
また、事務用品・消耗品、車や機械の修理費用も非継続的な役務提供にあたるため、未払金で処理するのが一般的です。
一方で、まだ役務の提供が途中経過にあるものは未払費用として処理します。
例えば、建物の賃貸借契約や水道・電気契約等は継続的な役務提供にあたりますので、賃料・水道光熱費は未払費用での処理が正しいと言えます。
なお、未払費用は未払金とは異なり「期をまたぐ可能性」があるという点に注意が必要です。（未払金は該当する期の費用として処理するため）

買掛金との違いについて

未払金・未払費用と買掛金は共に「負債」という点で共通していますが、会計上の意義や目的は大きく異なります。
買掛金とは、簡単に言うと「仕入」によって生じた債務を表す勘定科目です。
例えば、会社で「パソコン」を購入した場合、当該パソコンを第三者に商品として販売するのであれば買掛金、自社で使用するのであれば未払金として処理します。
簿記では主たる営業活動とそれ以外の活動を区分して記帳しますので、同じ後から支払う義務をあらわす負債の勘定科目であっても買掛金と未払金を区別して処理する必要があります。
なお、共に負債の部に記載がなされますが、買掛金は言い換えれば仕入に要した金額であり、今後売上を立てるのに必要な支出です。
そのため、負債の部の科目ではありますが、銀行や消費者金融から融資を受ける際の審査では大きな問題とはなりません。

未払金と未払費用を区別する理由

繰り返しお伝えしてきた通り、未払金と未払費用は似て非なるものです。
しかしながら、実務においてはどちらも「債務」であり、明確に区別する必要があるのかと疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
結論から申し上げますと、両者をはっきりと使い分けなければならないという法的根拠はありません。
さらに言うと、実は勘定科目は法律で明確な基準が定められている訳ではなく、企業が自由に設定することができますので、「未払金」「未払費用」という勘定科目を使う必要すらありません。
なお、個人事業主の場合は毎年税務署に「所得税の確定申告書」「青色申告決算報告書」などを提出しますが、決算報告書には「未払費用」という勘定科目はなく、あらかじめプリントされているのは「未払金」のみです。
つまり、別々に処理していた場合でも確定申告時は未払金でまとめることになります。
これは、所得税の算定に必要なのは所得金額（収入から必要経費を差し引いた金額）であるためです。
上記の理由から、個人事業主であれば未払費用と未払金をまとめても問題ないと言えます。

区別した方がメリットは大きい

未払金と未払費用は個人事業主であれば厳密に区別する必要はありませんが、未払金と未払費用は区別することで、経常的に発生する費用の期間配分が可能です。（未払金は「1回だけ高額な支出になる」ことが多いため、混ぜてしまうと年ごとの支出がバラバラになってしまいます。）
また、後からどのような理由で負債が増加したかをチェックしやすいですし、決算でもより正確な費用を算出できます。
後から経理上比較検討する場合に区別したほうがわかりやすくなるので、経理上の手間と利便性を考えると分けて処理する形がベターです。
会計上の原則を基本として理解するとともに、状況に応じた会計処理を心がけましょう。