売掛残高の管理方法|残高が合わなくなる原因と対処法

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会計

ビジネスは契約締結や売上だけがゴールではありません。支払いが完了し、入金されてようやく手元にお金が残ります。売掛金の管理は利益に直結する大切な仕事です。もしこれまで売掛残高の確認や、売掛管理を徹底していない場合は、新たに見直しをおすすめします。ここでは売掛残高の確認方法をまとめましたので、気になる方は確認してみてください。

売掛金とは

売掛金とは商品やサービスを提供して売上が発生しているにも関わらず、代金を回収できていない状態です。例えばコンビニやスーパーマーケット、飲食店を利用した場合、現金で支払えば売上と同時に代金を支払います。

 

また後で支払う、いわゆる「ツケ」も売掛金です。ツケは後でお金を受け取ることができる側にとっては資産である売掛金、逆に後から支払わなければならない側にとっては負債である買掛金として扱われます。

 

売掛金、買掛金が発生する取引のことを掛取引と呼びます。掛取引は支払いを後にする約束であり、信頼関係によって成り立っています。そのため売上を出たとしても、その売掛金が取引先から支払われなければ、お金を受け取ることができません。

 

したがって業間取引の場合は掛取引が一般的です。しかし頻繁に取引がある、相互に取引がある企業であれば、その都度入金していると手間も増えてしまうリスクがあります。また金額が大きな取引だと、掛取引でないと資金繰りが上手くいかない場合もあるのです。

 

企業のキャッシュフローを考慮するのであれば、掛取引や手形取引よりも現金取引が好ましいでしょう。しかし、取引先の都合で掛取引を求められる場合もあります。売掛金を間違いなく回収すること、貸倒がないように管理することを考えなくてはいけません。

売掛金について詳しくはこちら

 

売掛残高の管理に必要な業務

売掛残高の管理は、売掛金のスケジュールや回収を遂行するだけではありません。売掛残高を管理するために必要な業務を紹介します。

 

顧客情報の登録

売掛残高を管理するためには、まず取引がある顧客情報を全て登録してください。登録する情報は多岐にわたります。取引先名や住所のほか、経理担当者、取引の請求月など取引に関わるデータを登録します。

 

締め日の管理

取引先ごとに請求の締め日は違います。もしもA社は毎月15日が締め日、B社は月末など会社ごとに違うので請求額や回収に混乱が出ないように、顧客情報では各社の締め日を必ず管理します。

 

締め日は請求書を作成する場合にも重要です。例えば15日締めなら前月16日から今月15日までの請求を行いますが、月末締めであれば前月分の請求書を作成します。取引先の経理処理にも関わることなので、間違いがないように注意してください。

売掛金の記録

売掛金を売掛残高として計上して、その後入金があれば消し込み作業を行います。まず売掛金を計上するタイミングは、納品書を送付した時と、請求書を送付した時の二種類があります。どちらにするかは事業の内容や経理処理の方法によって適した方を選んでください。

 

計上した売掛金の入金が確認できたら消し込みを行います。入金日は取引先によって違うのであらかじめ登録しておきましょう。入金予定日に入金が確認できたら、売掛金を消込していきます。消し込んだ売掛金とこれから入金される売掛残がひと目でわかるように、マーカーやマークで印をつけてください。

 

入金の遅延に関する処理

売掛残を管理していても全ての取引先が期日通りに支払ってくれるとは限りません。遅延した売掛金の回収を徹底するためには、どれだけの未回収になった売掛金があるかをチェックすることが重要です。

 

見落としを防ぐためには、遅延している売掛金を目立たせるために背景色やマーカーを使ってください。また遅延案件、未回収を自動で抽出できるようにマクロを作っておいても良いでしょう。

 

売掛残高確認書の作成・送付

企業によっては定期的に売掛残高確認書を送付している場合もあります。これは取引の双方がお互いの残高を確認するために送付するものです。

 

基本的には自社の売掛残高と取引先の買掛残高は一致します。しかし、それぞれの経理の計上漏れ、確認漏れ、認識の不一致で一致しない場合も考えなくてはいけません。

 

もしお互いの残高が合致しない場合は、早期に是正しなければトラブルの原因となります。また不正計上を防ぐため、監査で売掛残高確認書を送付するケースもあるので注意しましょう。経理のルールは会社ごとに違うので、柔軟に対応してください。

 

売掛残高が合わなくなる・マイナスになる原因と対処法

 

売掛残高は、入金予定日までに正確に入金されていれば、問題になることはありません。しかし、そうでない場合は自社でも別途対応が必要です。ここでは売掛残高が合わない時の対応について紹介します。

 

消費税の端数を処理する方法の違い

売掛残高は1円の間違いもないように、どんなに小さな金額でも正確に入力します。小さい金額でも積み重なると大きな金額になります。また合わない場合には税務調査で指摘される可能性も考えなくてはいけません。

 

消費税の端数も差異が出てしまう原因です。消費税の端数は切り上げや、切り捨て、四捨五入で処理します。しかし、どのように処理すればいいのか、統一された決まりがあるわけではありません。

 

自社と取引先で消費税の計算方法が違えば、当然差異が出ます。消費税が原因の差異は入金処理の時に相殺して処理してください。

 

入金額が当社で登録した売掛金額よりも少ない場合は、以下のようになります。

 

【借方】                【貸方】

現金預金       91円        売掛金   92円

仮受消費税       1円

 

逆に売掛金額よりも多く入金された場合は以下のように仕訳をしましょう。

【借方】                【貸方】

現金預金       92円        売掛金   91円

                     仮受消費税  1円        

 

計上・消込み時のミス

売掛金を処理する際にうっかり間違えてしまった場合にも実際の額と帳簿の額に差異が出てしまいます。その場合には新しく仕訳して対処しましょう。

 

単純に金額を間違えた場合には逆仕訳して正しい仕訳で入力しなおします。売掛金は請求書ごとに振り込まれてくるわけではありません。締め日にまとめて入金されるため、どの請求書の入金なのか確かめて消込しておかないと、双方の支払った請求に違いが出てしまいます。したがって必ず取引先に確認するか、支払明細書の支払い内訳をみて処理するようにしてください。

 

売掛残高が合わないトラブルは、多くはヒューマンエラーで起こります。差異が発生しないためには、ミスをしにくいシステム作りが大切です。例えば単純な処理漏れを防ぐために、帳簿と伝票の両方をチェックしても良いでしょう。

 

単純なミスが多いものの、ヒューマンエラーを完全になくすのは困難です。ダブルチェックなどミスが起きない環境づくりや、ミスが起きた時の対応プロセスを確立しておくようにしてください。

 

締め日の違いによる差異

締め日についても明確に規定があるわけではないので、企業によって違いがあります。月末や25日、15日など会社ごとに違うため、締め日基準で作成されている売掛金の残高もずれてしまう場合があるでしょう。

 

売掛残高は売掛残高一覧表で管理する

売掛残高を管理するためには、視覚的にもわかりやすく管理しやすいシステムの活用が便利です。売掛残高一覧表は、売掛残高管理の効率化に欠かせないものですが、実際にどのようなものかわからない人もいるかもしれません。ここでは専用のソフトを参考にして使い方を紹介します。

 

売掛残高一覧表とは

売掛残高一覧表は得意先別に前月の売掛金残高、当月の売掛金発生額を表示する表です。当月の入金額、当月の売掛金残高等を一覧で確認できるので、得意先ごとにどれだけ売掛金が残っているのかを把握することができます。例えば支払いが滞っている取引先を確認する際にも便利です。

 

売掛残高一覧表の見方・使い方

売掛残高一覧表は、売掛金の処理ミスや回収漏れを防ぐためにも活用したいツールです。ここでは会計ソフトを参考に、売掛残高一覧表の見方や使い方を見ていきましょう。

 

多くの会計ソフトの売掛残高一覧表では、指定した月ごとに請求先の売掛金を確認できるようになっています。例えば『売上』メニューの『売掛残高一覧表』をクリックすると、確認したい期間が指定できます。

 

またツールバーの『集計』ボタンをクリックすると、売掛残高一覧表が表示されます。他にも参照したデータをExcelとして書き出すことも可能です。

 

売掛残高一覧表で入金額をチェックすることは、売掛回収の起点です。売掛残高一覧表を正確にチェックしないと、正しく売掛金を回収することができなくなるので、システムや機能を活用して、売掛管理に間違いがないように注意してください。

売掛残高を適切に管理して未回収リスクを低減

売掛金の回収サイクルは資金繰りにも関わります。また適切に事業が行われているかどうかを判断する材料の一つに使われることも多いでしょう。売掛金の回収業務がスムーズでないと資金繰りも悪化して、キャッシュ不足に陥ってしまう可能性もあります。

 

売掛残高をこまめに管理することで、いつもは遅れがない取引先からの入金が遅れた場合にもすぐに対応可能です。売掛金の支払い遅れは、取引先の事情もあるため完全になくすことは難しいでしょう。そのため遅れが出た場合には、いつなら支払えるのか確認して管理できるようにしておくことが安心です。

 

売掛金残高一覧表は適切に売掛金を管理するために必要なツールです。残高が合わないと処理に迷って慌ててしまうかもしれません。しかし、売掛金残高一覧表があることで、なぜ差異が生じたのか、どんなミスがあるのか把握できれば、トラブルを早期発見解決することができるでしょう。